첫 직원을 채용하는 소상공인은 근로조건 확정, 서면 근로계약서 작성과 교부, 4대 사회보험 사업장 성립 및 자격취득 신고, 급여 지급과 원천징수의 순서로 준비하면 누락을 줄일 수 있습니다. 출근 전에 계약서를 먼저 쓰고, 첫 급여일 전에 보험 신고와 세무 처리 일정을 확정해 둡니다. 이 순서를 지키면 채용 초기에 자주 발생하는 분쟁과 과태료 위험을 예방하는 데 도움이 됩니다.
첫 직원 채용 전에 무엇부터 정해야 합니까?
채용 공고를 내기 전에 먼저 근로조건의 큰 틀을 정해야 합니다. 혼자 운영하던 사업장이 처음 직원을 뽑을 때는 업무 범위, 근무 시간, 임금 구조가 정리되지 않은 상태에서 면접부터 진행하는 경우가 많습니다. 이렇게 되면 면접에서 구두로 말한 조건과 실제 계약서 내용이 달라져 신뢰 문제가 생기기 쉽습니다.
사전에 정해야 할 항목은 다음과 같습니다.
- 고용 형태: 기간의 정함이 없는 정규직인지, 일정 기간만 일하는 기간제인지, 단시간 근로자인지 구분합니다.
- 소정근로시간: 하루와 1주의 근로시간, 시작·종료 시각, 휴게시간을 확정합니다.
- 임금 구조: 시급·월급 여부, 기본급과 수당의 구성, 지급일과 지급 방법을 정합니다.
- 휴일과 휴가: 주휴일을 어느 요일로 할지, 연차 유급휴가를 어떻게 부여할지 정합니다.
- 근무 장소와 업무 내용: 담당 업무의 범위를 문장으로 적을 수 있을 정도로 구체화합니다.
임금을 정할 때는 근로 기간에 적용되는 연도의 최저임금을 확인합니다. 최저임금은 최저임금위원회의 심의를 거쳐 의결한 안을 바탕으로 고용노동부 장관이 매년 8월 5일까지 결정·고시합니다. 단시간 근로라는 이유로 최저임금보다 낮게 정할 수 없으며, 수습 기간에도 원칙적으로 최저임금이 적용됩니다. 다만 1년 이상 근로계약을 맺은 수습 근로자는 수습 시작일부터 3개월 동안 최저임금의 90%까지 감액할 수 있고, 단순노무직은 이러한 감액이 허용되지 않습니다. 월급제로 정하는 경우에는 주휴시간을 포함한 월 환산 시간을 기준으로 시간당 금액이 최저임금 이상인지 계산해 두어야 합니다. 예를 들어 주 40시간 근무라면 주휴 8시간을 더한 주 48시간을 월 단위로 환산해 약 209시간으로 보고, 월급을 209로 나눈 금액이 최저임금 이상인지 확인합니다.
근로계약서에는 어떤 내용을 반드시 넣어야 합니까?
근로기준법은 사용자가 근로계약을 체결할 때 임금, 소정근로시간, 휴일, 연차 유급휴가 등 주요 근로조건을 명시하도록 하고, 그중 임금의 구성항목·계산방법·지급방법과 소정근로시간, 휴일, 연차 유급휴가는 서면으로 명시하여 근로자에게 교부하도록 정하고 있습니다. 따라서 계약서는 작성만 하지 않고 사본을 근로자에게 전달한 사실까지 남겨 둡니다.
처음 계약서를 작성하는 사업주라면 고용 형태별로 공개된 표준근로계약서 양식을 기반으로 시작합니다. 표준근로계약서는 정규직, 기간제, 단시간 근로자, 연소근로자 등 고용 형태별로 나뉘어 있어 기재 항목을 빠뜨릴 가능성이 줄어듭니다. 양식을 그대로 쓰되 업무 내용과 근무 장소, 수당 항목처럼 사업장마다 다른 부분은 구체적으로 채워 넣습니다.
작성 시 유의할 점은 다음과 같습니다.
- 근로 개시일 이전 또는 당일에 계약서를 작성하고 서명합니다.
- 기간제 근로자라면 계약 기간의 시작일과 종료일을 명확히 적습니다.
- 단시간 근로자라면 근로일별 근로시간을 구체적으로 적습니다.
- 서명한 계약서 한 부를 근로자에게 교부하고, 교부 확인 서명이나 전달 기록을 보관합니다.
- 근로조건이 바뀌면 변경 내용을 다시 서면으로 작성해 교부합니다.
5인 미만 사업장은 어떤 규정이 다르게 적용됩니까?
첫 직원을 채용하는 사업장은 대부분 상시 근로자 5인 미만에 해당합니다. 근로기준법은 상시 4명 이하의 근로자를 사용하는 사업장에 대해 일부 조항만 적용하도록 정하고 있어, 연장·야간·휴일근로 가산수당, 연차 유급휴가, 부당해고 구제신청 등 일부 규정이 적용되지 않습니다. 다만 이 예외가 모든 의무를 면제한다는 뜻은 아닙니다.
5인 미만 사업장에도 근로조건의 서면 명시, 최저임금 준수, 주휴일 부여, 해고 예고, 휴게시간 부여 등 기본적인 규정은 그대로 적용됩니다. 또한 1주 소정근로시간이 15시간 이상인 근로자에게는 주휴일을 유급으로 보장해야 하고, 계속근로기간이 1년 이상이고 4주 평균 1주 소정근로시간이 15시간 이상인 근로자에게는 퇴직급여를 지급해야 합니다. 상시 근로자 수는 일정 기간의 평균으로 산정하므로, 직원을 추가로 채용할 계획이 있다면 5인 기준을 넘는 시점을 미리 확인해 두어야 합니다.
4대 사회보험 신고는 언제, 어떻게 진행합니까?
직원을 처음 채용하면 국민연금, 건강보험, 고용보험, 산재보험의 사업장 성립신고와 근로자 자격취득신고를 해야 합니다. 네 가지 보험의 사업장 성립과 자격취득은 하나의 신고로 함께 처리하는 방법이 있어, 각 기관을 따로 방문할 필요가 줄어듭니다. 신고 기한은 보험별로 다르므로 근로 개시일을 기준으로 가장 빠른 기한에 맞춰 일괄 신고하면 기한을 놓치지 않습니다.
건강보험 직장가입자 자격취득 신고는 근로자를 고용한 날부터 14일 이내에 해야 합니다. 산재보험은 근로자를 1명이라도 사용하는 사업장이라면 원칙적으로 당연적용 대상이 됩니다. 산재보험은 근로자가 보험료를 부담하지 않고 사업주가 전액 부담한다는 점도 인건비 계산에 반영해야 합니다.
보험료 부담을 줄일 수 있는 제도도 함께 검토합니다. 소규모 사업장 저임금 근로자의 보험료 지원 제도가 있는지 신고 전에 확인합니다. 지원 요건과 지원 기간은 연도별로 조정될 수 있으므로 신청 시점의 공고를 확인한 뒤 자격취득 신고와 함께 신청합니다.
| 단계 | 시점 | 주요 업무 | 확인 포인트 |
|---|---|---|---|
| 근로조건 확정 | 채용 공고 전 | 고용 형태, 근로시간, 임금, 휴일 결정 | 최저임금 이상인지, 주휴시간 포함 계산 |
| 근로계약 체결 | 근로 개시일 이전 또는 당일 | 표준근로계약서 작성·서명·교부 | 서면 명시 항목 누락 여부, 교부 기록 |
| 사회보험 신고 | 근로 개시 직후 | 사업장 성립신고, 자격취득신고 | 보험별 신고 기한, 보험료 지원 제도 확인 |
| 급여 지급 | 정한 임금 지급일 | 임금명세서 교부, 보험료 공제 | 임금 구성항목과 공제 내역 기재 |
| 원천징수 신고 | 지급일이 속한 달의 다음 달 | 근로소득세 원천징수 및 납부 | 매월 납부 또는 반기별 납부 승인 여부 |
첫 급여 지급과 세무 처리는 어떻게 준비합니까?
급여를 지급할 때는 임금명세서를 함께 교부해야 합니다. 근로기준법은 사용자가 임금을 지급할 때 임금의 구성항목, 계산방법, 공제 내역 등을 적은 임금명세서를 교부하도록 정하고 있으며, 임금명세서를 서면 또는 전자문서로 교부할 수 있습니다. 임금명세서 교부 의무는 상시 근로자 5인 미만 사업장에도 적용됩니다. 명세서에는 기본급과 각종 수당, 4대보험료 근로자 부담분, 소득세 공제액을 구분해 적습니다.
근로소득을 지급하는 사업자는 원천징수의무자로서 소득세를 원천징수하고, 원칙적으로 지급한 달의 다음 달 10일까지 원천징수이행상황신고서를 제출하고 세액을 납부해야 합니다. 반기별 납부는 상시고용인원 등 요건을 갖춰 관할 세무서의 승인을 받은 경우에만 가능하며, 신청 시기가 정해져 있으므로 관할 세무서에서 확인합니다. 반기별 납부를 승인받은 사업자는 상반기분을 7월 10일까지 신고·납부합니다. 이와 함께 근로소득 간이지급명세서와 연말정산 일정도 연간 업무 달력에 미리 표시해 둡니다.
실무에서는 다음 서류를 하나의 인사 파일로 묶어 보관합니다.
- 서명한 근로계약서와 교부 확인 기록
- 4대보험 자격취득 신고 접수 내역
- 월별 임금명세서와 급여 이체 내역
- 원천징수이행상황신고서와 납부 영수증
- 근로조건 변경 시 작성한 변경 계약서
자주 묻는 질문
수습 기간에도 근로계약서와 4대보험 신고가 필요합니까?
수습 기간도 근로관계가 시작된 것이므로 근로계약서를 서면으로 작성해 교부해야 합니다. 4대보험 역시 근로 개시일을 기준으로 자격취득 신고 대상이 됩니다. 수습 기간과 그 기간의 임금 조건은 계약서에 명확하게 적어 두어야 분쟁을 예방할 수 있습니다.
주 15시간 미만으로 일하는 단시간 근로자도 보험 가입 대상인가요?
산재보험은 근로시간과 관계없이 원칙적으로 적용됩니다. 국민연금·건강보험·고용보험은 1개월 소정근로시간이 60시간 미만인 단시간 근로자를 원칙적으로 적용에서 제외하지만, 근로 기간 등에 따른 예외 조건이 있습니다. 4주 동안을 평균하여 1주 소정근로시간이 15시간 미만인 근로자에게는 주휴일, 연차 유급휴가, 퇴직급여 규정이 적용되지 않습니다. 예외 조건에 해당하는지는 신고 전에 보험별 기준으로 확인합니다.
가족을 직원으로 채용하는 경우에도 같은 절차를 따라야 합니까?
동거하는 친족만 사용하는 사업장은 근로기준법 적용이 제외되며, 고용보험·산재보험도 동거 친족은 원칙적으로 적용 대상에서 빠집니다. 동거하지 않는 가족이나 일반 직원과 함께 일하는 동거 친족은 실제로 근로를 제공하고 임금을 받는다면 근로자로 인정될 수 있습니다. 근로계약서는 분쟁 예방을 위해 작성해 두고, 출퇴근 기록과 급여 이체 내역을 일반 직원과 동일하게 관리해 두면 근로자성을 확인받을 때 근거로 활용할 수 있습니다.